Kauf eines neuen Kassensystems

Kauf eines neuen Kassensystems – 8 wichtige Fragen

Der Kauf eines neuen Kassensystems steht an. Was tun? Was muss man wissen? Nachfolgend finden Sie 8 wichtige Fragen, die Sie sich vor dem Kauf eines neuen Kassensystems stellen sollten.

  1. Frage: Es scheint unzählige Kassensoftware zu geben. Wie finde ich die Richtige?
    Antwort: Wie in allen Bereichen hat sich auch das Feld der Kassensoftware über die letzten Jahre drastisch verändert. Auch wenn es eine sehr große Zahl an Anbietern gibt, so ist doch, aus verschiedenen Gründen, nicht jeder der Richtige für Ihren speziellen Anwendungsfall. Durch den rasanten Technologiewandel sowie die andauernden Veränderungen in der Zahlungsmittelindustrie, ist es umso wichtiger informiert zu bleiben und einen Anbieter zu wählen, der mit seiner Technologie und seinen Sicherheitsstandards einen Vorsprung bietet.
  2. Frage: Worin unterscheiden sich die Kassensystem Anbieter und deren Produkte?
    Antwort: Die meisten Kassensoftware Produkte werden über Netzwerke von Fachhändlern vertrieben (VAR-Value Added Resellers). Dabei betreut der Fachhändler ein bestimmtes Absatzgebiet, sprich er ist örtlich präsent und bietet bis zu einem gewissen Grad fachliche Unterstützung an. Die Fachhändler haben jedoch selten Einfluss auf die Produktqualität oder die Möglichkeit Produktverbesserungen anzustoßen. Sind Sie der Meinung Ihre Anforderungen ändern sich mit der Zeit, dann sollten Sie einen Hersteller wählen der seine Kassensysteme selbst entwickelt, vertreibt und betreut.
  3. Frage: Woher weiß ich, dass die Software für meine Anwendungsfälle geeignet ist?
    Antwort: Unglücklicherweise weiß man das immer erst, wenn man das Kassensystem eingeführt hat. Einige Unternehmen bieten Testversionen oder ein individualisierbares monatliches Lizenzmodell. Sind Sie sich nicht 100 %-ig sicher, sollten Sie sich nach Alternativen erkundigen. Eine weitere bewährte Praktik sind Empfehlungen. Erkundigen Sie sich bei Nutzern, die ein vergleichbares Geschäftsmodell wie Sie haben, nach deren Erfahrungen. Sie können auch Fallstudien zu Rate ziehen.
  4. Frage: Kundenservice ist mir wichtig. Woher weiß ich, dass ich die Hilfe die ich brauche auch wirklich bekomme und das zur richtigen Zeit?
    Antwort: Wundern Sie sich nicht über den kostenpflichtigen Support einiger Anbieter. Betrachten Sie dies auch nicht gleich als etwas Negatives. Insbesondere am Anfang brauchen Sie ständig Hilfe, unabhängig welches Kassensystem Sie wählen. Schätzen Sie lieber die Tatsache, dass Hilfe ständig vorhanden ist und erkundigen Sie sich auch hier nach Erfahrungen anderer Nutzer in Bezug auf den Support-Service.
  5. Frage: Ich bin kein „Computergenie“. Ich bin Verkäufer. Finde ich ein Kassensystem, das für meine Mitarbeiter einfach zu bedienen ist?
    Antwort: Ein lohnendes System sollte nicht von Ihren Computerkenntnissen abhängig sein, sondern von den Kenntnissen Ihres Fachhändlers und dessen Fähigkeit Sie mit einem Kassensystem auszustatten, das Sie einfach bedienen können. Die besten Anbieter in der Kassensoftware Industrie können Ihnen Software anbieten, die absolut benutzerfreundlich ist. Nehmen Sie sich vor Anbietern in Acht, die Ihnen etwas verkaufen wollen das Sie nicht verstehen, brauchen, mögen und nicht bedienen können. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie bei den Begriffen LAN und WAN nur Bahnhof verstehen! Sie müssen nicht zum „Computergenie“ werden, gute Anbieter bringen das nötige Fachwissen mit, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
  6. Frage: Ich plane zukünftige Geschäftserweiterungen mit neuen Filialen. Woher weiß ich, ob mein System diese Erweiterungen mitmacht?
    Antwort: Es ist entscheidend nicht den Fehler zu machen ein Kassensystem einzusetzen, das nicht skalierbar genug ist, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten zu können. Schauen Sie sich nach einem Fachhändler um, der bereits erfolgreich standortübergreifende Unternehmen ausgestattet hat. Stellen Sie sicher, dass die Technologie zentralisierte Transaktionsverarbeitung in Echtzeit anbietet, anstatt auf geplante Stapelverarbeitung zu setzen. Der einfachste Weg diese Informationen zu erhalten ist die Anbieter nach Referenzinstallationen ihrer Produkte in anderen standortübergreifenden Unternehmen zu fragen und sich von deren Wirksamkeit selbst zu überzeugen.
  7. Frage: Was passiert, wenn mein Kassensystem abstürzt?
    Antwort: Es ist zwar selten, aber es kann vorkommen. Die Frage ist, was kann Ihr Fachhändler in diesem Fall tun? Hat er einen Sicherungs- und Wiederherstellungsplan für Sie zur Hand? Braucht er Anti-Virus-Programme, um den Schaden zu minimieren? Kann er Ihre Daten schnell auf eine andere Kasse übertragen?
  8. Frage: Kann sich ein Kassensystem aktuell amortisieren?
    Antwort: JA!! Aber Sie müssen sich für das richtige Kassensystem für Ihren speziellen Anwendungsfall entscheiden. Stellt Preiskontrolle für Sie ein Problem dar, dann versichern Sie sich, dass die Kasse dies kann.

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Festinstallierte Kassensysteme

12 Gründe weshalb es festinstallierte Kassensysteme weiterhin geben wird

Sucht man im Internet, findet man eine Vielzahl an Anbietern, die gute Argumente für mobile Kassen anbringen. Einige behaupten sogar, dass diese neue Technologie in absehbarer Zeit 36 % aller Kassensysteme ausmachen wird. Was man jedoch nicht hört, ist die Anzahl an Produktrückgaben, da sich diese mobilen Kassen, für die alltäglichen Anwendungen, oft als ungeeignet erwiesen haben.

Experten behaupten, dass traditionelle, festinstallierte Kassensysteme weiterhin die erste Wahl für die meisten Unternehmen darstellen, da sie den Kunden ein Gefühl der Sicherheit und Gewohnheit vermitteln. Und tatsächlich haben sich diese Systeme über Jahrzehnte mit soliden Verkaufszahlen bewährt. Aber welche Vorteile genau führen dazu, dass die festinstallierten Kassensyseme ihre Marktdominanz behaupten?

  1. Sicherheit: Die US-Notenbank hat einen Bericht veröffentlicht, der belegt, dass Sicherheitsbedenken das Hauptargument darstellen, warum Nutzer weiterhin zögern mobile Kassen einzusetzen. Aus diesem Grund bevorzugen bei Kreditkartenzahlung die Kunden vor allem die traditionellen, festinstallierten Kassensysteme. Bedenkt man die Abhängigkeit der mobile Kassen von Wi-Fi-Netzwerken, stellen die traditionellen Kassensysteme die sicherere Wahl dar. Die mobilen POS Systeme sind von der Signalstärke der kabellosen Netzwerke abhängig, die immer noch nicht an die Zuverlässigkeit von festverdrahteten Netzwerken herankommt. Zu guter Letzt, gibt es noch diejenigen die behaupten, dass mobile Kassen den PCI Standard nicht oder nur teilweise erfüllen. Dies stellt aber nur ein geringfügiges Problem dar, da mobile Kassen noch in den Kinderschuhen stecken.
  2. Reduziertes Haftungsrisiko: Tablets sind und bleiben ein attraktives Ziel für Diebstahl, wodurch das Risiko vertrauliche Unternehmensdaten sowie sensible Kundendaten zu verlieren ansteigt. Weiterhin sind mobile Geräte viel einfacher zu verlegen als ein festinstalliertes Kassensystem, was das Risiko von Diebstahl weiter erhöht. Angenommen die Mitarbeiter einer großen Warenhauskette verlegen ein mobiles Kassensystem. Zwar kann dieses relativ einfach ersetzt werden, man sollte aber die Kompromittierung von Kundeninformationen und die damit verbundenen kostenintensiven Konsequenzen, nicht unterschätzen. Abgesehen von der Beschädigung des guten Rufes eines Unternehmens entstehen geschätzte Kosten von 150 $ bis 250 $ pro gestohlener Kreditkarte!
  3. Kein W-Lan-Zwang und Schadensanfälligkeit von angeschlossenen Systemen: Abgesehen von den Einrichtungskosten, erzeugen alle Peripheriegeräte, die über W-Lan mit einem mobilen POS System verbunden sind, eine potentielle Gefahrenstelle für das Unternehmen. Fällt das W-Lan-Netzwerk aus, kann keine mobile Kasse mehr drucken oder Schubladen öffnen. Alle mobilen Geräte trennen sich augenblicklich voneinander und ihren Peripheriegeräten, bis das Netzwerk wieder online ist. Festinstallierte Kassen haben diesen Nachteil nicht, da die meisten Geräte direkt über RS232 oder USB verbunden warden.
  4. Langlebigkeit: Festinstallierte Kassen haben eine durchschnittliche Nutzungsdauer von 5 bis 7 Jahren und können sich so innerhalb der ersten paar Jahre amortisieren. Einige haben sogar eine noch längere Lebensdauer. Tablets hingegen werden nach 1 oder 2 Jahre unbrauchbar und müssen ausgetauscht werden, um die neuste Kassensoftware-Version nutzen zu können.
  5. Große Touchscreen-Oberflächen: Erinnern Sie sich noch an die Zeit, wo ein großer Touchscreen ein ausschlaggebendes Kaufargument war? Mit dem Erscheinen von Tablets hat diese Besonderheit etwas an Bedeutung verloren. Nichts desto trotz, die Vorteile bleiben derzeit dieselben. Lesbarkeit und Ergonomie sind entscheidend während arbeitssamen Geschäftszeiten. Ein traditionelles Kassensystem hat einen großen 15-Zoll-Touchscreen. Dieser erlaubt es dem Nutzer viele Funktionen direkt auf den Hauptbildschirm zu legen, um schnellen Zugriff während der Kundenabwicklung zu haben. Obwohl die Verkäufer von mobilen POS-Systemen mit Argumenten wie einer geringen Lernkurve, dank der Vertrautheit im Umgang mit mobilen Geräten, werben, geht doch nichts über Lösungen mit einem simplen Knopfdruck. Dadurch können Transaktionen schneller abgewickelt werden, was die Vorteile von mobilen POS-Systemen im Verkaufsbereich zunichtemacht. Die Touchscreen-Technologie von festinstallierten Kassensystemen ist ausgereift und hat sich über Jahrzehnte hinweg bewährt. Dieser Fakt ist nicht von der Hand zu weisen.
  6. Überzeugt seit mehreren Jahrzehnten: Festinstallierte Kassensysteme erfüllen kritische Anforderungen, gerade deshalb haben die Besitzer nur eine sehr geringe Motivation zu wechseln. Wieviel zusätzlichen Nutzen bringen mobile POS-Systeme wirklich? Abgesehen von den geringen Produktabmessungen sind die meisten Funktionen schon lange in herkömmlichen Kassen integriert. Dagegen verursachen mobile Zahlungsmethoden weitere Einrichtungskosten, die bisher niemand bereit ist zu zahlen, da die meisten Kunden diese gar nicht nutzen. Sie bieten immer noch keine befriedigenden Fortschritte im Hinblick auf die einfach zu nutzende, traditionelle Kreditkartenzahlung. Sind die mobilen Verarbeitungsprozesse wirklich eine Konkurrenz zur praktikablen Kartenzahlung? Wohl eher nicht.
  7. Überlegene Auswahl an kompatiblen Geräten: Die festinstallierten Kassen verfügen über eine Vielzahl an Schnittstellen, die verschiedenste Geräte unterstützen, wohingegen die Auswahl an POS-Hardware, die mit Tablets genutzt werden können sehr eingeschränkt ist. Tablets unterstützen die üblichen seriellen oder parallelen Schnittstellen nicht. Die meisten unterstützen nicht einmal USB!
  8. Sturzfestigkeit: Mobile Geräte haben alle die gleiche Schwachstelle – sie sind prädestiniert während der Bedienung fallen gelassen und dadurch beschädigt zu werden. Hersteller von POS-Hardware geben häufig eine Sturzfestigkeit bei ihren Produkten an. Hardware für den Heimgebrauch haben meistens keine besondere Stoß- bzw. Sturzsicherheit. Für diese Produkte müssen spezielle Schutzhüllen gekauft werden, die zusätzliche Kosten verursachen.
  9. Überlegene Rechnerleistung und Speicher: Will man rechenintensive Kassenprogramme verwenden, sind und bleiben festinstallierte Kassensysteme die erste Wahl. Mobile Geräte können die gehobenen Ansprüche der meisten Kassensoftware nicht erfüllen. In Wahrheit werden die meisten nicht mal die Aktualisierung ihres Betriebssystems mitmachen.
  10. Minimale Aktualisierungs-Probleme oder Store-Zwang: Mobile POS-Systeme beruhen auf Software die sehr rasant weiterentwickelt wird. Neue Hardware, neue Standards, neue Technologien oder schlimmer – Programmfehler (Bugs) – machen ständige Software-Updates nötig. Manche Anwendungen müssen beispielsweise genehmigt werden, bevor sie für die Nutzer zur Verfügung gestellt werden können. Wollen Sie wirklich Verzögerungen in Kauf nehmen, nur weil Ihre POS-Anwendung mit einem bestimmten Versionsstand des Betriebssystems nicht kompatibel ist? Im schlimmsten Fall wird Ihre POS-Anwendung aus den Stores entfernt, nur weil sich der Anwendungs-Anbieter nicht an die Benutzervereinbarungen  hält.  Die meisten Kassensysteme benötigen lediglich einen USB-Stick, um eine Aktualisierung innerhalb weniger Minuten durchzuführen.
  11. Kosten: Vergleicht man die Kosten von festinstallierten und mobilen POS-Systemen, zeigt sich ein deutlicher Unterschied. Gerade bei der Nutzung von mehreren Systemen. Mit monatlichen Produktplänen, einer W-Lan-Infrastruktur, Datenplänen und Investitionen für kompatible Peripheriegeräte mit Halterungen, sind die Kosten für mobile POS-Systeme nicht zu unterschätzen. Kosten von 500 $ für jedes weitere Terminal sind dabei normal. Die Kosten für das mobile Gerät an sich, nicht zu vergessen. Zusätzlich bedeutet die Nutzung einer mobilen Kasse auch die Bindung an einen bestimmten Kreditkarten-Händler. Derjenige der die Anwendung Unterstützt und dafür berechnet was er für richtig hält. Selbst wenn das komplette Angebot „kostenlos“ erscheint, muss man meistens noch zusätzliche monatliche Gebühren mit einrechnen.
  12. Ergänzung: Mobile POS-Technologien stellen eine großartige Ergänzung zu den traditionellen Kassensystemen dar und sollte daher nicht als Ersatz sondern als Unterstützung gesehen werden. Schlaue Unternehmen nutzen beide Technologien, um ihren Kunde den bestmöglichsten Service zu bieten und neue Möglichkeiten, wie Produkte online zu kaufen und diese persönlich im Laden abzuholen, anzubieten. Die festinstallierten Kassensysteme spielen nach wie vor eine Schlüsselrolle in diesen neuen Szenarien.
Belegdrucker steigern Kundenzufriedenheit

Wie Belegdrucker die Kundenzufriedenheit erhöhen

Generell würde man nicht erwarten, dass ein Belegdrucker mehr als nur seine offensichtliche Aufgabe erfüllt – Belege zu drucken. Schaut man jedoch genauer hin, erkennt man, dass mit etwas Einfallsreichtum Belegdrucker dazu beitragen können, die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern: Setzen Sie diese an Schlüsselstellen ein, um den Kundenverkehr zu beschleunigen, eine genaue sowie zeitnahe Auftragsabwicklung zu garantieren und Ihre Kunden über laufende bzw. zukünftige Angebote zu informieren.
Nachfolgend finden Sie einige Besonderheiten, die Belegdrucker bieten und Möglichkeiten diese einzusetzen, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen:

  • Besonderheiten die die Wartezeit reduzieren
    • Hochgeschwindigkeitsdruck
      • Niemand wartet gern auf seinen Beleg. Schnelle Abrechnung verhindert Engpässe und sorgt für einen hohen Kundendurchsatz.
    • Easy-Load Papiernachschub
      • Wie viele von uns haben sich nicht schon aufgeregt, dass die Bon-Rolle genau dann gewechselt werden muss, wenn man es besonders eilig hat. An einem geschäftigen Freitagabend hat kein Kassierer Lust sich mit dem Papiernachschub rumzuärgern.
    • Auto-Cutter mit Sensoren
      • Der Auto-Cutter trennt den gedruckten Beleg automatisch von der restlichen Bon-Rolle ab. Dadurch kann dem Kunden ein einwandfreier Beleg mit glatten Kanten ausgehändigt werden. Zusätzlich erkennt ein eingebauter Licht-Sensor, wenn die Bon-Rolle aufgebraucht ist und gibt eine Rückmeldung an den Bediener.

    Besonderheiten die genaue Auftragsabwicklung garantieren

    • Integrierte Audio-Alarme kündigen Bestellungen in lauten Küchen an
      • Die Küche in einem Restaurant ist meistens ein sehr lauter Ort. Signalgeber machen durch Geräusche auf neue Bestellungen aufmerksam.
    • Unterstützung von Fremdsprachen
      • Viele ethnische Restaurants beschäftigen ausländisches Personal in ihrer Küche. Gedruckte Bestellungen in der Sprache des Küchenpersonals und Belege in der Sprache der Kunden garantieren Genauigkeit auf beiden Seiten.
    • Eindeutige Übermittlung von Bestellinformationen mit Angaben zu Gewürzen und Sonderwünschen an das Küchenpersonal
      • Der Kunde ist König. Das Küchenpersonal mit detaillierten Bestellinformationen, Sonderwünschen und den vom Kunden gewählten Beilagen zu versorgen, ist der Schlüssel zur Kundenzufriedenheit.

    Möglichkeiten den Belegdrucker zu nutzen, um die Kunden zu informieren

    • Logo mit Kontaktinformationen drucken
      • Müssen Kunden Produkte, die sie gekauft haben, zurückgegeben? Belege können Sie auf dem Laufenden halten, wo sie was gekauft haben und wie sie in Kontakt mit dem Verkäufer treten können. Verbraucherfreundlichkeit schafft Vorteile.
    • Rechnungsinformationen kurz und klar darstellen
      • Kunden schätzen kurze und klare Rechnungen, wenn es Zeit wird diese zu bezahlen. Verwirrungen sind niemals der Kundenfreundlichkeit dienlich.
    • Drucken Sie Echtzeit-Gutscheine mit Barcodes zur einfachen Verarbeitung
      • Belegdrucker können Belege mit Barcodes, zum einfachen Einlösen bei Rabattaktionen, ausdrucken. Beim nächsten Besuch muss der Kunde nur den alten Beleg mit dem Barcode mitbringen, um den Rabatt zu erhalten.
    • Bewerben Sie Rabattaktionen
      • Jeder spart gerne Geld oder nimmt Angebote wahr. Sie als Händler können ihre Kunden über geplante Aktionen direkt auf dem Beleg informieren.
    • Bonuspunkte der Kunden anzeigen
      • Ihre Kunden wissen nicht wie viele Bonuspunkte sie schon in ihrem Bonusprogramm erhalten haben? Kein Problem. Am Ende der Transaktion können Ihre Handelspartner die Anzahl der gesammelten Punkte drucken, um so die Kunden auf einlösbare Preise hinzuweisen.